Kaizen: Como reduzir custos e melhorar a produtividade
“Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje!” — muito mais que um método, Kaizen é considerado por muitos como uma filosofia trazendo a ideia de melhoria contínua na vida em geral, seja ela pessoal, social, familiar, ou no trabalho. Focaremos mais no último.
A metodologia do aprimoramento contínuo teve seu início no meio industrial, após a Segunda Guerra Mundial. Com o cenário devastador do país, as empresas japonesas precisavam de melhorias urgentes e, então, começaram a aplicar as práticas do Kaizen. O princípio, então, espalhou-se por todo o mundo.
O KAIZEN E A PRODUTIVIDADE
No contexto empresarial, o Kaizen é uma metodologia que permite impulsionar a produtividade no ambiente de trabalho de forma gradativa e tem como objetivo eliminar o desperdício, seja ele de tempo, processos, materiais, ou até mesmo monetário.Segundo os ensinamentos de Masaaki Imai, pai do Kaizen, isso ocorre a partir da suposição que as pessoas podem melhorar continuamente no desdobramento de suas atividades
Ele afirma que o objetivo da ferramenta é o trabalho em equipe. Assim, a base para o sucesso de empresas que implementam os princípios do método é a valorização do colaborador. No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores em comum.
A FILOSOFIA DO KAIZEN
Para Masaaki Imai, existem alguns “mandamentos” para a aplicação da filosofia em uma empresa:
- Melhorias devem acontecer gradativamente, eliminando desperdícios.
- Deve ter o envolvimento do coletivo, ou seja, todos os colaboradores sem exceção.
- Obtêm-se resultados com uma estratégia de baixo custo. O Kaizen acredita que um aumento de produtividade pode ser obtido, sem a necessidade de se aplicar somas gigantescas em tecnologias e consultores.
- Transparência é levada a sério, por isso apoia-se em uma gestão visual, onde processos, decisões, procedimentos e valores ficam aos olhos de todos, tornando os problemas e desperdícios visíveis.
- Foco nos locais onde se cria realmente valor, podendo ser eles ambiente de trabalho, o produto carro-chefe da empresa, uma área específica, e assim por diante.
- Dá prioridade às pessoas: acredita-se que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova mentalidade e de um estilo de trabalho diferente. Orienta-se as pessoas com os valores de espírito de equipe, sabedoria, moral e autodisciplina.
- O lema principal da aprendizagem organizacional é: aprender fazendo.
COMO APLICAR O KAIZEN
Antes de mais nada, os resultados dessa aplicação são atitudes proativas e responsáveis, por parte de todos, ou seja, é um trabalho contínuo para que o coletivo comece a agir de acordo com os valores desejados. Para exemplificar, empresas aplicam um evento de soluções de problemas, para transmitir, com uma maior clareza, os valores da sua empresa. Esse evento é o primeiro contato com método, onde começam a incentivar o público interno a agir conforme a filosofia.
Vamos começar pelo começo, e por isso, ensinaremos como se aplica o evento Kaizen. Primeiramente, um passo-a-passo geral. Depois vamos descrever como aplicamos o evento aqui na F/FWD: as adaptações, para quê e como usamos a ferramenta e a periodicidade.
Fase 1: Preparação e planejamento
Essa etapa exige muito do gestor e dos líderes, pois é quando acontece a decisão da melhor forma de passar os valores e a priorização das dores mais relevantes. Além da organização do evento, os líderes têm que se dedicar para transmitir as novas práticas diárias de melhoria contínua.
Lembre-se que um dos mandamentos fala sobre a transparência? Pois então, aqui já começa a sua aplicação. Antes de tudo, deve-se elaborar um escopo bem objetivo para apresentar a todos os participantes contendo:
- Avaliação dos setores da empresa com a marcação da áreas que possuem mais problemas;
- Identificar esses problemas;
- Levantar possíveis soluções para esses problemas;
- Estabelecer as metas;
A pesquisa preliminar será usada ao decorrer da aplicação da metodologia. Faça um diagnóstico das Dores (problemas)! Aqui na F/FWD, esse diagnóstico é base para a aplicação de outro método, o OKR(Objectives and Key Results).
Fase 2: O dia do evento
No dia do evento o objetivo da metodologia e aumentar o interesse e envolvimento da pessoas na prática da melhoria contínua e no desdobramento das atividades, incentivando a não só executar essa atividade no evento, mas também diariamente.
Os grupos devem conter profissionais de todos os setores da empresa e a proposta é utilizar técnicas para solucionar os problemas.
Mas, como isso é feito? É feito um estudo de todos os problemas que necessitam de uma solução. As ações podem ser imediatas ou mais demoradas do que a previsão do evento. Por isso, é necessário elaborar um plano de ação para resolver essas questões.
Fase 3: O plano de ação
Após a definição dos problemas e das soluções no dia do evento são elaborados o plano de ação. Os líderes ficam responsáveis pela supervisão da resolução dos problemas especificados, somente após a questão resolvida é dado fim ao Kaizen e todas as melhorias obtidas são avaliadas.
COMO APLICAMOS NA F/FWD?
Como trabalhamos em quarters (ciclo de três meses), fazemos o Kaizen no final de cada ciclo para começar o próximo com uma visão mais clara de como se encontra a empresa. Por isso adaptamos para que ele nos dê não soluções para problemas muito específicos, mas para muitas outras dores de todas as nossas áreas.
Fase 1: Direcionamentos
Aqui é bem semelhante a anterior, a diferença é que nosso foco não é somente a área que tem mais problemas e sim todas, pois como já dito, iremos usar como base para o OKR. Assim, cada líder está responsável por mapear as principais dores da sua área e enviar somente as processuais, que falam sobre questões operacionais. Feito, isso elaboramos uma apresentação, passamos o que vai acontecer no evento e as dores selecionadas de cada área.
Fase 2: O Kaizen
É aqui que muda muita coisa. Adaptamos o dia do evento para uma dinâmica:
- Cada área tem um posto e um grupo interdisciplinar;
- O líder da área vai ser o redator, escrevendo todos os insights gerados pelo grupo, por isso ele também será um integrante fixo daquele posto;
- O líder apresentará o problema com algumas outras informações: a raiz do problema, ou seja o que realmente o causa, e o que resultaria a resolução do mesmo;
- O grupo terá 15 minutos para gerar soluções para a dor apresentada, como um brainstorming. Quando acabar o tempo, os demais integrantes (menos o redator, pois ele é fixo) se dirigem para o próximo posto. Repete-se a atividade até que o grupo encontre o seu primeiro redator.*É importante que o integrante fixo não comente as soluções anteriores para não limitar a criatividade dos outros.
- O líder apresenta as soluções geradas durante todo o evento para sua primeira equipe. Todos do grupo colocam as soluções em uma ordem de relevância. Fim do evento.
Fase 3: Tirando do papel
Depois de ter vários insumos para solucionar a dor, o líder da área é responsável por traçar, junto com sua equipe padrão, planos de ação para de fato erradicar o problema.
Lembrando que como nós, cada empresa pode adaptar para fazer mais sentido de acordo com sua cultura organizacional. Além disso, o Kaizen não para por aí: ele deve ser introduzido nas ações diárias, e cabe ao líder inspirar cada vez mais seus colaboradores. Outra coisa importante é que o Kaizen nunca está sozinho, como já dito ele é mais que uma ferramenta e sim uma filosofia e por isso é muito importante utiliza-lo com suportes de outras ferramentas, como nós por exemplo, usamos o evento para o nosso OKR.
Evoluir todos os dias para não parar no tempo.
